Что делать, если сотрудник у Вас ворует?

Вам может казаться, что иметь дело с сотрудником, который у Вас ворует – это ничтожная мелось. Вы просто укажете ему на дверь, сообщив, что он должен быть рад уже тому, что Вы не обратились в полицию. В конце концов, подобная деятельность является криминальным преступлением.

К сожалению, это далеко от правды. На самом деле, поступив так, Вы можете навлечь на себя большие неприятности, потеряв в итоге тысячи на судебных процессах. В недавнем времени было два таких процесса.

Первое дело касалось управляющего рестораном сети быстрого питания KFC, который выиграл 31,000 евро по решению Апелляционного Суда по трудовым делам после того, как он был уволен по причине нарушений, связанных с продажей десерта.

Второе дело, связанное с сотрудником супермаркета Tesco, который вынес из магазина игрушку фирмы Vtech без оплаты. Несмотря на то, что он сам был виноват в своем увольнении, все же, он выиграл 18,000 евро, так как работодатель нарушил правила дисциплинарной процедуры при увольнении.

В тех случаях, когда сотрудник обвиняется в воровстве у своего работодателя, компания, все же, обязана провести честное и беспристрастное расследование. Кроме того, любые дисциплинарные меры должны быть пропорциональны правонарушению.

Подписывайтесь на Telegram-канал "Детектор лжи в бизнесе" https://t.me/hr_security   о кадровой безопасности бизнеса, практические кейсы работы с персоналом, риски в действиях и лайфхаки работы с людьми.

Ниже приведены несколько советов, которые помогут Вам, если Вы столкнетесь с обвинением в воровстве на работе.

1. Обратитесь к договору найма и правилам трудового распорядка

При трудоустройстве с сотрудником должен быть заключен контракт, который он должен подписать, и правила внутреннего трудового распорядка, где четко описаны все условия трудоустройства. Среди этих условий должны быть дисциплинарные меры, принятые компанией для регулирования вопросов производительности, хулиганства, халатности, неправомерных действий и т. д. Данная процедура служит в качестве ориентира, как для сотрудника, так и для работодателя, и может быть реализована в случае необходимости, гарантируя справедливость, беспристрастность и систематичность предпринятых шагов.

Вот некоторые вопросы, на которые стоит обратить внимание при составлении Вашего трудового договора и правил внутреннего трудового распорядка:

- как долго должен продолжаться испытательный срок?

- должен ли я платить сотрудникам на больничном, и если да, то как долго?

- есть ли у меня четкое описание работы?

- будут ли мои сотрудники работать в разных местах (локациях)?

- кто будет проводить дисциплинарные расследования?

- нужна ли мне политика системы скрытого видеонаблюдения?

- нужна ли мне политика социальных медиа?

- каковы права сотрудников на декретный отпуск?

- нужно ли предоставлять сотрудникам ежегодный отпуск на Рождество и Пасху?

2. Проведение дисциплинарного расследования

Важно не только детально описать дисциплинарный процесс в правилах трудового распорядка, но и четко придерживаться его исполнения. Частью этого процесса должно быть проведение дисциплинарного расследования даже в случаях, когда «вина очевидна» или в случаях признания вины. Принимая это во внимание, расследование должно проводиться до принятия каких-либо дисциплинарных мер, если работодатель убежден, что это не противоречит принципам справедливости и естественного права.

Помните, как работодатель Вы должны суметь продемонстрировать, полную уверенность в том, что сотрудник виновен, и что эта уверенность базируется на разумных основаниях, полученных в результате расследования случая в той мере, которая необходима для выяснения всех обстоятельств дела. Некачественное или неполное расследование может подорвать весь дисциплинарный процесс, приведя к искам о незаконном увольнении, дорогостоящим судебным тяжбам и огромным выплатам, которые могут нанести значительный урон предприятиям малого бизнеса.

3. Основные моменты, на которые работодателю стоит обратить внимание при проведении расследования (советы юридической фирмы из Великобритании «Hill Dickinson»):

1. В чем заключается проблема? Четко идентифицируйте нарушение, которое требует расследования.

2. Независимость и беспристрастность – убедитесь, что человек, проводящий расследование, независимый: он не должен иметь какого-либо прошлого отношения к вопросу или владеть какими-то знаниями относительно данного вопроса. Как правило, для маленьких компаний это достаточно сложно, потому что у них нет персонала, чтобы заниматься этим на всех стадиях. Следует привлечь стороннего следователя, если нет возможности обеспечить это силами существующего персонала.

3. Непредвзятость – человек, проводящий расследование, должен быть непредвзятым. Его задача – поиск доказательств, которые подтверждают как вину, так и невиновность сотрудника; задача состоит в поиске фактов.

4. Оперативное расследование – убедитесь, что расследование началось и проводится без необоснованных задержек; важно установить факты и выдвинуть обвинения сотруднику немедленно, пока воспоминания не исчезли.

5. Ожидания – когда в ходе расследования имеют место значительные задержки, обвиняемый сотрудник должен быть об этом извещен и, по возможности, должны быть предоставлены временные рамки.

6. Сохранность доказательств – человек, проводящий расследование, должен определить, какие доказательства и документы ему могут понадобиться. И, в случае, если они могут быть уничтожены, эти документы и доказательства следует собрать в первую очередь.

7. Честная следственная встреча – необходимо расспросить «обвиняемого» сотрудника и узнать его версию происходящего; сотрудника нужно предупредить о встрече заранее и дать ему время подготовиться. Он должен быть ознакомлен с обвинениями, которые против него выдвигаются, желательно в письменной форме, также ему должна быть предоставлена вся документация, которую лицо, проводящее расследование, хочет с ним обсудить.

8. Представительство интересов – Вам стоит знать, что, несмотря на то, что нет предусмотренного законом права о том, что сотрудник должен быть в сопровождении адвоката на следственной встрече, это право может применяться в рамках дисциплинарной процедуры компании или в силу обычаев и практики.

9. Свидетели – допросите свидетелей, в случае необходимости, неоднократно. Работодатель не должен допрашивать всех имеющихся свидетелей после того как факт был четко установлен.

10. Ведение протокола – по возможности, пригласите кого-то, кто будет сопровождать человека, проводящего расследование, для протоколирования опросов, чтобы следователь мог сосредоточиться на вопросах. Попросите свидетелей ознакомиться с записями и подтвердить, что они в полной мере соответствуют сказанному, поставив дату и подпись.

11. Конфиденциальность – свидетели должны быть уведомлены, что они не могут обсуждать расследование с другими сотрудниками или третьими сторонами, и, если необходимо, им стоит напомнить об их договорных обязанностях о конфиденциальности.

12. Объективная отчетность – после сбора доказательств, включая показания и соответствующие документы, человек, проводящий расследование, должен предоставить проект отчета по результатам расследования, с описанием доказательств, включая любые несоответствия. Он не должен делать какие-либо выводы, это задача дисциплинарного комитета.

13. Рекомендации – в зависимости от дисциплинарной политики работодателя, в полномочия лица, проводившего расследование, могут входить рекомендации относительно того, стоит ли передавать дело на дисциплинарное слушание.