Как распознать и предупредить воровство и растраты в компании

main image

Владельцам бизнеса нужно неустанно быть начеку: чаще всего воровством занимаются сотрудники и финансовые консультанты, которым было оказано излишнее доверие. Эта статья расскажет вам о некоторых признаках растрат и хищения корпоративной собственности и денег, а также о способах защиты бизнеса от таких преступлений.

Что такое растраты?

Растраты – это кража или использование служебного положения сотрудниками и другими доверенными лицами бизнеса в личных, корыстных (материальных) целях. В большинстве случаев под растратой подразумевает кражу или присвоение средств компании сотрудником. Растраты возможны в любой части компании, но максимальному риску подвергаются подразделения по обработке денежных потоков, наличности, платежей или кредитных карт, так называемые центры прибыли и затрат. Растратами могут заниматься работники отделов по закупкам и поставкам, логистике, складским запасам, бухгалтерия и даже канцелярским товарам для компании.

Мошенничество – вот куда пропадают деньги компании

Мошенничество включает в себя и растраты, и воровство. Согласно отчету Ассоциации сертифицированных экспертов по борьбе с мошенничеством (ACFE), «в среднем каждый бизнес в США теряет 7% от годового дохода по причине мошенничества среди сотрудников, причем максимальные потери несет сектор малого бизнеса».

Как узнать, что сотрудники воруют и растрачивают корпоративные средства

По данным ACFE, в поведении большинства сотрудников, когда-либо занимавшихся мошенничеством или растратами, можно обнаружить характерные черты, например, жизнь не по средствам, финансовые трудности, слишком тесные отношения с поставщиками, а также возникновение конфликтов, возражений при попытке контролировать их работу. Но если быть настороже и не пускать дела на самотек, избежать таких потерь реально.

Будьте начеку: эти признаки должны вас предупредить и насторожить.

Сотрудник длительный период отказывается идти в отпуск (боится, что если за его работу возьмется другой человек, мошенничество будет раскрыто)
Сотрудник постоянно работает сверхурочно, даже когда это не требуется
Сотрудник регулярно берет работу на дом
Слишком высокие личные расходы (новые машины, путешествия) у сотрудников, чьи официальные доходы не могли бы покрыть такие излишества. Возможно, ваш работник перепродает имущество компании или просто хорошо живет за ваш счет.
Мелкие суммы быстро исчезают в неизвестном направлении, без адекватных разъяснений.
Слишком дружеские отношения между сотрудниками и поставщиками.
Офисные принадлежности куда-то исчезают. Если ваши расходы на офисный инвентарь постоянно растут, вероятно, что работники просто уносят его домой.
Личные отношения между сотрудниками, поставщиками и клиентами.

Если Вы заметили такие признаки, то это не значит 100%, что присутствует воровство или мошенничество у Вас в компании, но обратить внимание на такие факты необходимо ОБЯЗАТЕЛЬНО и выяснить настоящую причину, почему так.

Управляйте подчиненными, чтобы не допустить воровства и растрат

Один из лучших способов предотвращения воровства и растрат – это управление поведением сотрудников. Выше приведен неокончательный список моделей поведения, которые можно, и иногда даже нужно, пресекать. Советуем четко обозначить границы допустимого в должностных инструкциях, в частности касательно следующего:

Отпуск для сотрудников должен быть обязателен. Не допускайте накопления отпускных дней за несколько лет.
Нужно ограничить допустимые часы переработки для основных отделов, например, для бухгалтерии. Штатные сотрудники должны выходить с работы в определенное время.
Не разрешайте сотрудников брать работу на дом, все дела только в офисе.
Хорошие рабочие отношения с поставщиками способствуют развитию бизнеса, но контролируйте характер этих отношений. Регулярные совместные обеды ваших сотрудников с поставщиками или сторонними подрядчиками недопустимы.
Установите правила, которые ограничат возможность личных отношений между сотрудниками (политика запрета панибратства).

Есть и другие способы предупреждения воровства и растрат

Недостаточно лишь знать признаки утечки средств через мошенничество работников. Нужно уметь точно определить характер нарушений. Ниже приведем несколько способов внутреннего контроля (методик управления отчетностью), которые помогут разобраться в том, что конкретно происходит в компании:

Оставляйте небольшие суммы каждый день, а в конце месяца сверяйте. Свободная наличность без присмотра очень соблазнительно выглядит для некоторых сотрудников, а ежемесячное подведение баланса позволит обнаружить вора на ранней стадии.
Разделите финансовые обязанности работников. Например, тот, кто выписывает счета, не должен сводить баланс.
Ведите учет мелких сумм. Многие работники соблазнялись наличными в кассе. Требуйте, чтобы велся учет всех операций с небольшими суммами, а мелкие денежные расходы удостоверялись двумя подписями.
Делайте «обходы». Пусть подчиненные знают, что вы следите за тем, как идут дела в компании. Это не значит, что нужно рыться в личных вещах подчиненных, просто наблюдайте: нестандартное поведение или резкие изменения в привычном раскладе должны вас насторожить. Удивительно, насколько люди готовы следовать правилам, когда знают, что за ними наблюдают.
Проверяйте командировочные расходы, они должны подтверждаться соответствующими чеками и квитанциями. Например, в платежах за отель не должно быть оплаты массажа или платного телевидения.

Расскажите подчиненным о своем отношении к честности

С первого дня работы сотрудники должны знать, что от них требуется в плане честности. Возможно, новый человек через какое-то время забудет о том, что вы ему говорили, но подписанная должностная инструкция впоследствии не даст ему возможности оправдывать свои действия забывчивостью.

Регулярно обновляйте должностные инструкции; включите в них ваше видение ситуации, если работник будет обманывать.

Подписывайтесь на Telegram-канал "Детектор лжи в бизнесе" https://t.me/hr_security о кадровой безопасности бизнеса, практические кейсы работы с персоналом, риски в действиях и лайфхаки работы с людьми.

Судите строго и быстро

Любой сотрудник правоохранительных органов скажет вам, что больше всего людей удерживает от правонарушения страх быть пойманным и осужденным. Но недостаточно лишь поймать сотрудника на краже или растрате; вы должны быть готовы привлечь его к ответственности. Поблажки в духе «ему/ей просто были нужны деньги» покажут этому человеку и всем остальным, что у вашего бизнеса можно безнаказанно воровать.

Проконсультируйтесь у юриста

Еще до того, как что-то произойдет, обратитесь к квалифицированному юристу, который хорошо знает трудовой кодекс и часто встречающиеся проблемы с персоналом. Ознакомьтесь со своими правами как работодателя, каким образом следует поступать при подозрении о воровстве и растратах, как говорить о таких проблемах с прессой и другими сотрудниками, а также как наказывать провинившегося.

Если вы догадываетесь, что сотрудник ворует или растрачивает ваше имущество, в первую очередь свяжитесь с юристом. Тем не менее, лучше всего, если у вас будет контакт с человеком, знающим специфику поведения при мошенничестве персонала.

Источник: https://www.thebalancesmb.com/detecting-and-preventing-employee-theft-and-embezzlement-397910