Первая специализированная компания по выявлению лжи
Бесплатная консультация

Как распознать и предупредить воровство и растраты в компании

main image

Владельцам бизнеса нужно неустанно быть начеку: чаще всего воровством занимаются сотрудники и финансовые консультанты, которым было оказано излишнее доверие. Эта статья расскажет вам о некоторых признаках растрат и хищения корпоративной собственности и денег, а также о способах защиты бизнеса от таких преступлений.

Что такое растраты? 

Растраты – это кража или использование служебного положения сотрудниками и другими доверенными лицами бизнеса в личных, корыстных (материальных) целях. В большинстве случаев под растратой подразумевает кражу или присвоение средств компании сотрудником. Растраты возможны в любой части компании, но максимальному риску подвергаются подразделения по обработке денежных потоков, наличности, платежей или кредитных карт, так называемые центры прибыли и затрат. Растратами могут заниматься работники отделов по закупкам и поставкам, логистике, складским запасам, бухгалтерия и даже канцелярским товарам для компании.

Мошенничество – вот куда пропадают деньги компании

Мошенничество включает в себя и растраты, и воровство. Согласно отчету Ассоциации сертифицированных экспертов по борьбе с мошенничеством (ACFE), «в среднем каждый бизнес в США теряет 7% от годового дохода по причине мошенничества среди сотрудников, причем максимальные потери несет сектор малого бизнеса».

Как узнать, что сотрудники воруют и растрачивают корпоративные средства

По данным ACFE, в поведении большинства сотрудников, когда-либо занимавшихся мошенничеством или растратами, можно обнаружить характерные черты, например, жизнь не по средствам, финансовые трудности, слишком тесные отношения с поставщикамиа также возникновение конфликтов, возражений при попытке контролировать их работу. Но если быть настороже и не пускать дела на самотек, избежать таких потерь реально.

Будьте начеку: эти признаки должны вас предупредить и насторожить.

  • Сотрудник длительный период отказывается идти в отпуск (боится, что если за его работу возьмется другой человек, мошенничество будет раскрыто)
  • Сотрудник постоянно работает сверхурочно, даже когда это не требуется
  • Сотрудник регулярно берет работу на дом
  • Слишком высокие личные расходы (новые машины, путешествия) у сотрудников, чьи официальные доходы не могли бы покрыть такие излишества. Возможно, ваш работник перепродает имущество компании или просто хорошо живет за ваш счет.
  • Мелкие суммы быстро исчезают в неизвестном направлении, без адекватных разъяснений.
  • Слишком дружеские отношения между сотрудниками и поставщиками.
  • Офисные принадлежности куда-то исчезают. Если ваши расходы на офисный инвентарь постоянно растут, вероятно, что работники просто уносят его домой.
  • Личные отношения между сотрудниками, поставщиками и клиентами.

Если Вы заметили такие признаки, то это не значит 100%, что присутствует воровство или мошенничество у Вас в компании, но обратить внимание на такие факты необходимо ОБЯЗАТЕЛЬНО и выяснить настоящую причину, почему так.

Управляйте подчиненными, чтобы не допустить воровства и растрат

Один из лучших способов предотвращения воровства и растрат – это управление поведением сотрудников. Выше приведен неокончательный список моделей поведения, которые можно, и иногда даже нужно, пресекать. Советуем четко обозначить границы допустимого в должностных инструкциях, в частности касательно следующего:

  • Отпуск для сотрудников должен быть обязателен. Не допускайте накопления отпускных дней за несколько лет.
  • Нужно ограничить допустимые часы переработки для основных отделов, например, для бухгалтерии. Штатные сотрудники должны выходить с работы в определенное время.
  • Не разрешайте сотрудников брать работу на дом, все дела только в офисе.
  • Хорошие рабочие отношения с поставщиками способствуют развитию бизнеса, но контролируйте характер этих отношений. Регулярные совместные обеды ваших сотрудников с поставщиками или сторонними подрядчиками недопустимы.
  • Установите правила, которые ограничат возможность личных отношений между сотрудниками (политика запрета панибратства).

Есть и другие способы предупреждения воровства и растрат

Недостаточно лишь знать признаки утечки средств через мошенничество работников. Нужно уметь точно определить характер нарушений. Ниже приведем несколько способов внутреннего контроля (методик управления отчетностью), которые помогут разобраться в том, что конкретно происходит в компании:

  • Оставляйте небольшие суммы каждый день, а в конце месяца сверяйте. Свободная наличность без присмотра очень соблазнительно выглядит для некоторых сотрудников, а ежемесячное подведение баланса позволит обнаружить вора на ранней стадии.
  • Разделите финансовые обязанности работников. Например, тот, кто выписывает счета, не должен сводить баланс.
  • Ведите учет мелких сумм. Многие работники соблазнялись наличными в кассе. Требуйте, чтобы велся учет всех операций с небольшими суммами, а мелкие денежные расходы удостоверялись двумя подписями.
  • Делайте «обходы». Пусть подчиненные знают, что вы следите за тем, как идут дела в компании. Это не значит, что нужно рыться в личных вещах подчиненных, просто наблюдайте: нестандартное поведение или резкие изменения в привычном раскладе должны вас насторожить. Удивительно, насколько люди готовы следовать правилам, когда знают, что за ними наблюдают.
  • Проверяйте командировочные расходы, они должны подтверждаться соответствующими чеками и квитанциями. Например, в платежах за отель не должно быть оплаты массажа или платного телевидения.

Расскажите подчиненным о своем отношении к честности

С первого дня работы сотрудники должны знать, что от них требуется в плане честности. Возможно, новый человек через какое-то время забудет о том, что вы ему говорили, но подписанная должностная инструкция впоследствии не даст ему возможности оправдывать свои действия забывчивостью.

Регулярно обновляйте должностные инструкции; включите в них ваше видение ситуации, если работник будет обманывать.

Судите строго и быстро

Любой сотрудник правоохранительных органов скажет вам, что больше всего людей удерживает от правонарушения страх быть пойманным и осужденным. Но недостаточно лишь поймать сотрудника на краже или растрате; вы должны быть готовы привлечь его к ответственности. Поблажки в духе «ему/ей просто были нужны деньги» покажут этому человеку и всем остальным, что у вашего бизнеса можно безнаказанно воровать.

Проконсультируйтесь у юриста

Еще до того, как что-то произойдет, обратитесь к квалифицированному юристу, который хорошо знает трудовой кодекс и часто встречающиеся проблемы с персоналом. Ознакомьтесь со своими правами как работодателя, каким образом следует поступать при подозрении о воровстве и растратах, как говорить о таких проблемах с прессой и другими сотрудниками, а также как наказывать провинившегося.

Если вы догадываетесь, что сотрудник ворует или растрачивает ваше имущество, в первую очередь свяжитесь с юристом. Тем не менее, лучше всего, если у вас будет контакт с человеком, знающим специфику поведения при мошенничестве персонала.

Источник: https://www.thebalancesmb.com/detecting-and-preventing-employee-theft-and-embezzlement-397910

Желаете получать специализированную информацию от HR-security
Без спама, 1 раз в месяц.