Собственник компании платит зарплату, налоги, аренду офиса. Для него важна уверенность в том, что бизнес растет усилиями работников. Управленцы имеют вопросы по КПД подчиненных, так как несут ответственность за прибыль. Развеять сомнения, дать показатели в цифрах призвана оценка эффективности работы персонала, после которой можно видеть четкую картину происходящего на фирме.

Зачем проводить оценивания

Критерием оценочного анализа любой деятельности может быть только конечный результат. Цели проведения оценки эффективности работников делятся на:

• административные (принятие обоснованных решений);
• информационные (определение уровня квалификации и КПД сотрудников);
• мотивационные (коррекция вознаграждения, стимулирование профессионального роста).

Цель оценки – это совсем не бумажная волокита со стандартными отчетами для галочки. Комплексная корпоративная система анализа ключевых показателей эффективности KPI (Key Performance Indicators) способна значительно повлиять на прибыль компании.

KPI необходимо правильно внедрять и тщательно контролировать на всех уровнях. То есть, установить:

Какие из показателей и в какой мере влияют на доходы. → Какие сотрудники, соответственно, влияют на эти показатели. → Кто ответственный за их работу.

Для каждой компании критерии индивидуальны. К выполнению KPI привязывается система материальной мотивации. KPI фактические сравниваются с идеальными. Последние, конечно же, должны быть высокими, но достижимыми.

KPI делят на:

• запаздывающие – итоги за определенный отрезок времени;
• оперативные – срез текущей ситуации.

При оценке принимаются во внимание результаты – достижение тактических (операционных) и стратегических целей. Такой контроль деловой активности отдельных сотрудников, подразделений и в целом компании позволяет принимать объективные решения.

Учитывая количественные показатели результативности, оценка руководителя и общие характеристики, можно оценить эффективность работы – хорошо, удовлетворительно или плохо.

 

В системе KPI определяются четкие измеряемые показатели эффективности работы сотрудников, что позволяет проанализировать:

• соответствуют ли затраты на сотрудника его продуктивности;
• можно ли повысить уже имеющегося сотрудника, чтобы не вкладывать в поиск и обучение нового.

Для работодателя основные ожидания от внедрения KPI, конечно же, связаны с контролем затрат на зарплаты и увеличением доходов компании за счет повышения продуктивности.

Что учитывается в системах KPI

При общей оценке во внимание берутся рабочие, поведенческие, личностные характеристики. В основном, критерии оценки эффективности работы персонала базируются на определении показателя, отвечающего запросам компании и клиентов. Но в системе KPI любой критерий должен быть измерим.

Выделяют две основные группы критериев:

• по компетенции;
• по результативности работы.

Ключевые показатели эффективности KPI, применимые к любому сотруднику: количество, качество и срок выполнения работы.

 

Виды ключевых показателей эффективности KPI:

• Результата (показывают качество и количество результатов работы).
• Затрат (показывают, сколько всего потрачено ресурсов).
• Функционирования (показывают соответствие бизнес-процессов их алгоритму выполнения).
• Производительности (показывают соответствие результатов потраченному на них времени).
• Эффективности (показывают соотношение результатов к затраченным ресурсам).

Количественное измерение результатов позволяет управлять не отдельным работником или подразделением, а в целом бизнес-процессами в компании. Уменьшение количества результатов служит индикатором проблемы, причину которой надо установить.

Для определения результата необходимо четко определить, каков главный продукт каждого сотрудника, измерять его количество при установленных параметрах качества.

Ошибки при внедрении KPI

Единой системы для решения всех проблем не существует, в каждой компании должен быть свой индивидуальный подход к процессу оценки и внедрению KPI. Главное, что не устраивает сотрудников – это непонимание количественных требований и отсутствие обратной связи. Каждый хочет, чтобы оценивали главным образом его трудолюбие и желание работать, а не цифры. Именно поэтому показатели в системе должны быть разъяснены, и сотрудник должен понимать, как он влияет на достижение успеха компании. А значит, должен быть и общий план, которому компания следует для достижения установленных целей.

 

В KPI нельзя учитывать те показатели, которые не влияют на бизнес-процессы, то есть «натянутую», ненужную метрику, которая только отнимает время на заполнение таблиц. Фокусироваться необходимо на главном, чтобы не утонуть в показателях. Именно поэтому показатели и называются ключевыми. Нужно определить их для каждого в соответствии с его обязанностями и влиянием на бизнес-процесс.

Любые структурные изменения должны учитываться в модели KPI, а цели – быть актуальными. Если у сотрудника сразу несколько функций, в KPI нужно учесть только приоритетные.

Как применять KPI

В идеальном варианте, оценка эффективности деятельности персонала должна служить инструкцией к дальнейшим безошибочным действиям. Это возможно, если она соответствует определенным общим критериям.

Система KPI не должна:

• Содержать показатели, которые нельзя четко измерить.
• Содержать показатели, которые нельзя соотнести с прибылью.
• Содержать показатели, превращенные в KPI без особого смысла в этом.
• Становиться формальностью.
• Заполняться «с потолка».
• Становиться страшным сном сотрудником и системой наказаний.
• Становиться единой целью работы каждого сотрудника в ущерб не касающимся показателей обязанностям.

Система KPI должна:

• Стать мотиватором, повышающим эффективность работы сотрудников и всех отделов в общем.
• Выполнять задачи финансового и целевого планирования, оценивать степень достижения конкретных результатов.
• Предусматривать только метрику, на которую сотрудник может повлиять, и соответственно – отвечать за результат.

Распространенные методы оценки персонала

В современной практике оценки эффективности труда персонала также внедряются различные качественные, количественные и комбинированные методы.

Качественные называют описательными:

• Сопоставление сотрудника с идеалом для данной должности – матричный метод.
• Сопоставление максимальных достижений со значительными промахами – метод системы произвольных характеристик.
• Общая оценка выполнения задач.
• Обсуждение работника с его коллегами, руководством, подчиненными, клиентами – метод 360°.
• Дискуссия с работником об итогах и перспективах.

Исключительно на цифры опираются количественные методы оценки эффективности работы персонала:

• Балльная оценка – суммирование баллов по заранее составленным критериям, в определенные сроки.
• Определение рангов – составляется рейтинг всех сотрудников группой руководителей.
• Свободная оценка по баллам – анализ качеств работника экспертами и суммирование его баллов.

Тандем двух вышеупомянутых методов встречается чаще всего и широко применяется за счет своей многогранности при оценке эффективности работы персонала – комбинированный метод.

Аттестация

Правильная аттестация должна иметь официальный порядок, утвержденный руководством по определенному профстандарту для каждой специальности, с утвержденной заранее периодичностью. Учитываются: квалификация, КПД, навыки и компетентность, личностные и деловые качества. Любая аттестация может проводиться, если человек проработал не менее года в данной компании. Беременные и топ-менеджеры аттестацию обычно не проходят.

По результатом официальной аттестации, проведенной комиссией компетентных специалистов, определяются показатели оценки эффективности работы персонала, которые имеют юридическую силу. При низком их значении будут приняты организационные решения.

Тесты

Используются как тесты по профилю работы, так и психологические. Профессиональные тестирования служат инструментарием для определения уровня компетентности и квалификации сотрудника, слабых сторон в его базе знаний. В идеале, списки вопросов доложены формироваться внутри компании, а не браться из открытых источников. Это серьезный объем работы, требующий обработки большой теоретической базы.

 

Время – деньги

Если сотрудник не работает, его нужно заменить. Если система оценки KPI и другие инструменты мониторинга ничего не меняют, их тоже нужно заменить. Для этого важно учесть успешный опыт других компаний и не повторять ошибок. И, конечно же, справедливо сопоставлять финансовую мотивацию с целями для каждого сотрудника.