Background check: проверить человека по реестрам и базам

 

Практически каждая компания, которая достигает определенных объемов бизнеса по таким показателям, как:

• штат сотрудников, 
• география бизнеса — присутствие в регионах, как в Украине, так и за рубежом
• уровня управленческой зрелости ТОП-менеджеров и Собственника, 

Рано или поздно начинает сталкиваться с рисковыми действиями среди персонала в различных вариантах:

• слив базы данных клиентов, отдельных заказов,
• откаты, взятки, нелегальный доход
• кражи денежных средств, как наличных, так и в безналичной форме и другие негативные действия.

Как проверить человека и не попасть в очередную проблему с новым сотрудником?

Основываясь на нашей практике, можем утверждать, что чаще всего, с рисковыми действиями начинают сталкиваться компании, которые пересекает черту в 40-50 сотрудников. В таких компаниях с персоналом, по сути, работают — Руководитель (нередко он же и Собственник) и HR-менеджер. 

Случаи рисковых действий сотрудников встречаются и в микро-бизнесах, со штатом до 10 чел. Но, в таких случаях, рисковые действия происходят чаще всего из-за низкой бдительности собственника, ведь проконтролировать 8-10 человек намного легче, чем 50+ чел.

 

Кейс микро-бизнес, салон элитной одежды, штат 8 чел., в день зарплаты из сумки хозяйки пропал весь конверт, сумма 120 000 грн. В 11-00 собственник прибыл в магазин из банка, в 12-20 денег не стало. Поднялся шум, все всполошились, начали искать конверт. Обратились к нам, выслушали всю ситуацию, подготовились оперативно, на следующей день начали тестирования. Планировали начать в 12-00, перед этим, в 10-00 хозяйка приехала в магазин и нашла конверт с суммой, около 90 000 грн., который был подброшен в кабинете и рядом были опрокинуты книги, журналы, как будто кто-то случайно это сделал. По итогам анализа первых 3-х сотрудников, вывод однозначный — среди них причастных не было. А вот тестирования следующих 3-х сотрудников, наоборот, выявили причастность 1 сотрудницы, которая, во-первых, очень нервно себя вела на проверке, всячески мешала тестированию, не выполняла рекомендации полиграфолога. Дальнейший анализ материалов подтвердил, что она имеет отношение к данной краже денег из сумки хозяйки магазина. Позже, в ходе личной беседы с сотрудницей, она созналась и недостающую часть вернула.

 

При этом, есть, небольшая часть компаний, которые изначально выстраивают системный подход в работе (где собственники — визионеры), с целью исключить риски мошеннических действий, грубых нарушений, откровенного “головотяпства”, но это больше исключение, чем правило.

Те Собственники/Руководители компаний, кто уже сталкивался с рисковыми действиями сотрудников и успели ощутить на себе все прелести этих последствий, уже не хотят снова попадать в такие ситуации и разбираться в причинах — кто сделал, почему сделал, суммы убытков и т.д.

Есть простое желание - сделать так, чтобы более такие рисковые ситуации не повторялись! 

Для этого, перед тем, как принимать на работу необходимо узнать как можно больше о новом человеке, которого видишь впервые, чтобы не попасть с ним в просак. Узнать, что у него было в трудовой биографии, где и как работал, какие есть рисковые зоны, проблемные долги, другие отягчающие обстоятельства. Т.е. провести Background Check - это  проверить человека по базам данным, реестрам или как раньше было модно говорить - “пробить человека”.

Предупрежден, значит вооружен. 

Первичная, основная информация о человеке хранится в реестрах/базах данных. И когда мы проверяем трудовую биографию, смотрим данные по реестрам — хотим по сути узнать, что же было у человека до прихода к нам. Если был какой-либо негатив, то мы должны, как минимум, об этом знать и насторожиться.

Этот процесс называется - Background check или же «Pre-Employment Screening» - проверка перед приемом на работу. Главное преимущество в том, что такой формат верификации данных о человеке может проводиться без непосредственного участия кандидата.. 

Есть сервисы и реестры, об этом подробнее ранее уже писали, которые помогут проверить человека бесплатно.

Важно! При подаче пакета документов в компанию, обязательно необходимо взять от кандидата на вакансию письменное согласие на обработку персональных данных.

Этапы проверки человека

Весь процесс поиска и верификации информации о человеке, его бэкграунда, можно разделить на два основных этапа: Базовый и Углубленный.

БАЗОВЫЙ этап, включает в себя проверки:

1. Достоверности предоставленных данных и подлинности документов в Резюме/анкете кандидата (паспорта, диплома об образовании и др.) - грубо говоря, детектив-аналитик или любой другой сотрудник, который проводит поиск информации о человеке по реестрам/базам данных, проверяет: есть ли такой паспорт, не числится ли он утерянным/украденным и т.д. 

Например, достоверность выданного диплома можно проверить бесплатно, зайдя на сайт https://info.edbo.gov.ua/, раздел — РЕЕСТР ДОКУМЕНТОВ ОБ ОБРАЗОВАНИИ.

2. Подлинности предоставленных регистрационных данных.

3. Наличия судимостей и административных правонарушений, участие в гражданских спорах.

Здесь важно понимать — детектив-аналитик работает с той информацией, которая внесена в реестры/базы данных. Бывают случаи, когда информация из реестров - не отображает реального положения дел и требует более глубокого изучения.

4. Наличия официальных долгов (налоговый долг, задолженность по коммунальным платежам, алименты, штрафы) и закрытых/открытых исполнительных производств.

Также, многих Работодателей волнует вопрос: есть ли у кандидата на вакансию какие-либо существенные проблемы с долгами, просроченные кредиты, займы в МФО, обязательства, которые могут негативно отразиться на работе будущего сотрудника:

5. Проверка кредитной истории (банки, мфо) - при наличии письменного согласия от кандидата на обработку персональных данных.

Основываясь на информации по 5-ти пунктам, Вы сможете составить первое впечатление о будущем сотруднике. 

 

Кейс. Бекграунд человека: позиция главный продавец в магазине, по итогам нашей работы выявили существенные просроченные долговые обязательства — общая сумма долга 350 000 грн., из которых просрочено 315 000 грн.

 

На этом этапе, у Собственника, как пытливого и критически-мыслящего человека, возникает закономерный вопрос - достаточно ли данных сведений по будущему сотруднику для принятия финального взвешенного решения? 

Татьяна Ковалева (Козленко) General manager - Trust Offshore Talent Sourcing

Отдельно хочу обратить внимание на важность таких проверок – BackGround Check для международных компаний, поскольку: предоставляется достоверная информация и компания может принять финальное решение, подписывать ли контракт, или, возможно, лучше найти более надежного кандидата; в некоторых сферах деятельности эта проверка необходима, поскольку люди работают со значительным объемом конфиденциальной информации, сенсетивными данными; уменьшается риск того, что компания может выбрать не того кандидата. Поэтому обычно кандидаты, которые проходили проверку, работают в компании гораздо дольше и эффективнее.

Все зависит от уровня позиции, на которую претендует кандидат, от существующих доступов к ресурсам бизнеса, широты полномочий и и насколько богат его бэкграунд. 

Если это линейная должность, где доступов к критически важным ресурсам не так и много, доступ к базе данных компании минимальный, уровень полномочий ограничен, то в общем можно на Базовом этапе и завершить проверку информации (данная рекомендация может быть принята в работу в том случае, когда эксперту по кадровой безопасности были представлены все исчерпывающие данные по функционалу должности, полномочиям, доступам к ресурсам, системе согласования. В противном случае без анализа конкретных данных, данный тезис носит декларативный характер).

Если должностью предусмотрен доступ к значительному объему ресурсов, предоставляются широкие полномочия, уровень контроля, согласований решений - слабый или не отлажен, то данного Базового уровня недостаточно.

Далее, когда полученной информации по Базовому пакету недостаточно для принятия решения, переходим к следующему этапу, более углубленному -  СБОР ИНФОРМАЦИИ и КРИ, который включает в себя пункты пакета Базовый и дополнительные:

6. По предыдущим местам работы, указанных в Резюме/анкете, и сбор характеристик о человеке. 

Или еще как называют, Reference Check (получение отзывов и характеристик с предыдущих мест работы/службы/учебы), проводится обычно за последние 5 или 10 лет работы кандидата. Очень важный и необходимый этап процесса бекграунд чек, который в себя включает:

• если Вам при сборе отзывов подтверждают, что — Да, такой сотрудник был, работал и могут дать на него характеристику — это очень хорошо, значит кандидат предоставил достоверные данные. Если не подтверждают, то также хорошо — значит перед Вами не очень честный кандидат, и есть смысл продолжить поиски.
• Если Вам при сборе информации не могут толком сказать свое мнение (понятно, что субъективное) о сотруднике, который ранее работал — то это означает — или не хотят говорить, или же сам сотрудник так выполнял свои обязанности, что о себе не оставил особого мнения, был серым. Это характеризует самого человека. (При условии, что на его прошлой работе остались те коллеги, кто работал непосредственно с кандидатом)
• Если Вам при сборе сведений сообщают позитивный отзыв, по сути хвалят кандидата — это очень хорошо. НО, всегда нужно анализировать ситуацию в комплексе — если хвалят, но при этом ряд прошлый рабочих мест не подтверждается, то может быть кандидат попросил, чтобы его похвалили?
• Если Вам при сборе информации о человеке сообщают негативный отзыв, с представлением подробностей, деталей ситуаций, то кандидат на прошлой работе себя “активно” зарекомендовал и такой отзыв очень поможет Вам при принятии решения. 

Также, важно учитывать, на какую позицию идет кандидат — если говорим про уровень ТОП-менеджер или Директор департамента, направления, то в таких отзывах может быть очень много субъективизма в оценках. Поверьте, не всем Собственникам нравится, когда от них уходит ТОП, например, главный технолог, или Директор по производству, или Коммерческий директор - есть Собственники, которые грешат тем, что дают им негативные отзывы, в надежде, что они никуда не смогут устроится и вернутся, или как минимум просто насолить бывшим сотрудникам. Таковы реалии.

 

Кейс. Кандидат на позицию Коммерческий директор, проработал в компании 8 лет.  Был получен отзыв от Собственника, что Коммерческий директор: "слабый, безынициативный, не может выполнить поставленные задачи", к нему очень много было высказано претензий. При этом, показатели роста бизнеса предприятия, когда там работал кандидат, были более чем положительные (компания открытая, отчеты о деятельности публиковались в СМИ). После более углубленного анализа человека, выяснилось, что внутри компании возник конфликт между коммерческим директором и одним из его подчиненных (руководителей департамента), который был родственником Собственника, что и стало причиной ухода кандидата из компании.

 

В тех случаях, когда кандидат претендует на руководящую позицию среднего уровня управления - Директор департамента или управления, Директор предприятия и другие, рекомендуем применить другой уровень проверки - ПРО и КРИ, который в себя включает все пункты уровня СБОР ИНФОРМАЦИИ и КРИ и дополнительные:

7. Аффилированность – наличие зарегистрированного ФОП, данные о котором есть в базе данных ЕГРПОУ, является или был ранее директором, учредителем у других юридических лиц.

Это важный пункт в проверке, и крайне необходим для руководящих позиций — от начальника отдела продаж и выше. Будущие работодатели НЕ очень довольны, когда узнают, что их базы данных клиентов, контракты через 2-3 года работы сотрудника, оказываются НЕ в их бизнесе, а в личном бизнесе сотрудника. При проверке юр. лиц и ФОПов, где фигурирует кандидат, крайне важно обращать внимание на сферу деятельности.

 

Тема аффилированности крайне важна и интересна в тех сферах бизнеса, которые тесно переплетены с бюджетными заказами, с правительственными организациями, где чиновники могут иметь свои бизнесы, оформленные на близким к ним людей и проявлять интерес к бизнес-сфере. Например, фарм-бизнес, игорный бизнес, государственные закупки.

 

И более глубокая проверка по предыдущим местам работы, указанных в Резюме/анкете, и сбор характеристик о человеке (смотри п. 6 в статье выше) за последние 10 лет работы

В случае же, приема на работу кандидатов на ТОП-позиции - СЕО компании, Финансовый директор, если же кто-то из ТОП-руководителей претендует на роль миноритарного акционера, то крайне важно использовать следующий уровень проверки  - VIP,  который включает в себя все пункты ПРО и КРИ и дополнительные возможности:

8. Анализ деловой репутации — наличие негатива и мониторинг информации в интернет сети, аналитическая справка.

Еще данный этап называют - Validation Check (мониторинг новостных сайтов и социальных сетей на предмет наличия любой дополнительной информации о соискателе, как положительной, так и отрицательной).

На текущий момент, данный пункт актуален особенно в части, а есть ли у кандидата активные аккаунты в социальных сетях России (ВК, одноклассники и другие соц. сети).

Также, анализ активности в социальных сетях в Украине, может многое о чем рассказать о самом кандидате.

Также, по кандидатам на ТОП-позиций крайне важно получить и другие данные, более углубленные, например, про имущественное состояние (движимое и недвижимое имущество).

Достоверная информация хотя бы по 7-ми пунктам - дает Работодателю широкое, общее понимание о кандидате - кто перед ним. Вы точно принимаете решение не вслепую, если есть какой-либо негатив или рисковые действия - то Вы предупреждены и можете действовать взвешенно, на опережение. 

5 причин проверить человека в HR-SECURITY:

Болгов Руслан Олегович	Проверку проводит опытный детектив-аналитик, эксперт по кибер-безопасности и детективной деятельности, который накопил более 13 лет положительного практического опыта.
	За период работы проверил более 4000 человек, по разным направлениям — от кандидатов перед приемом на работу, до поиска информации в условиях ограниченных исходных данных.
	Регулярно участвует в качестве эксперта в таких передачах, как “Говорить Україна”,  ДНК, Свои, Касается Каждого, Один за Всех, Криминал. Регулярно участвует в включениях для многих телевизионных каналов (1+1, СТБ, Украина, Интер, нтн, Прямой, ТРК Киев...)
	Неоднократно отмечен официальными благодарностями от Департамента Кибер-полиции Национальной Полиции Украины
	Является Членом Правления Ассоциации частных детективов Украины, руководитель пресс-центра Ассоциации.

Комментарий: 

Поиск и проверка информации это колоссальная работа детективов-аналитиков и это не так просто, как считается на первый взгляд. Уметь разобраться в этом и сложить все в одну логическую цепь, которую потом можно проанализировать и сделать выводы о дальнейших действиях – может не каждый.

Благодаря многолетней практике, сотрудничеству с партнерами в сфере поиска информации по Украине и за ее пределами, у нас есть возможность находить необходимые сведения из разных банков данных в очень короткие сроки.

Информация позволяет вам быть осведомленным и это субъективно, а проверенная информация позволяет вам быть уверенным и это уже объективно.

Перечень пакетов услуг по сбору информации о человеке

Пакеты услуг	Стоимость, грн.
БАЗОВЫЙ Описание: Проверка достоверности предоставленных данных и действительности документов в Резюме/Анкете кандидата (паспорт, диплом об образовании и др.) Проверка уникальности регистрационных данных Проверка наличия судимостей и административных правонарушений, участие в гражданских спорах Проверка наличия официальных долгов (налоговый долг, задолженность по коммунальным платежам, алименты, штрафы)	Стоимость, грн. за 1 анкету/резюме 2000 грн.  Срок подготовки аналитической справки - от 1 до 3 рабочих дней   заказать
БАЗОВЫЙ+ОТЗЫВЫ Описание: Проверка достоверности предоставленных данных и действительности документов в Резюме/Анкете кандидата (паспорт, диплом об образовании и др.) Проверка уникальности регистрационных данных Проверка наличия судимостей и административных правонарушений, участие в гражданских спорах Проверка наличия официальных долгов (налоговый долг, задолженность по коммунальным платежам, алименты, штрафы) Проверка по предыдущим местам работы, указанным в Резюме/анкете, и сбор характеристик за последние 5 лет Аффилированность — наличие зарегистрированного ФЛП, есть или был ранее директором, учредителем у других юр.лиц.	Стоимость, грн. за 1 анкету/резюме 4000 грн.  Срок подготовки аналитической справки - от 3 до 5 рабочих дней   заказать
ПРО Описание: Проверка достоверности предоставленных данных и действительности документов в Резюме/Анкете кандидата (паспорт, диплом об образовании и др.) Проверка достоверности регистрационных данных Проверка наличия судимостей и административных правонарушений, участие в гражданских спорах Проверка наличия официальных долгов(налоговый долг, задолженность по коммунальным платежам, алименты, штрафы) Аффилированность — наличие зарегистрированного ФЛП, есть или был ранее директором, учредителем у других юр.лиц. Проверка по предыдущим местам работы, указанным в Резюме/анкете, и сбор характеристик за последние 10 лет Проверка деловой репутации — наличие негатива и мониторинг информации в сети, аналитическая справка Информация о наличии движимого и недвижимого имущества	Стоимость, грн. за 1 анкету/резюме 8000 грн.  Срок подготовки аналитической справки - минимум 5 рабочих дней   заказать
Единоразовый запрос по одному из пунктов	Стоимость, грн.
Кредитная история (банки, мфо) *	500 грн.  за 1 анкету/резюме Срок подготовки аналитической справки - 1 рабочий день   заказать
*  - При наличии письменного Соглашения от кандидата на обработку персональных данных	Доплата за срочность виполнения Заявки (сроки обуждаются в каждом конкретном случае) - дополнетельно 75% от стоимости пакета

Главная задача поиска данных о человеке по Реестрам, Базам данных, Сбор информации с предыдущих мест работы — выявить достоверные сведения в максимально возможном объеме и за минимально возможное количество времени, представить Работодателю в удобном, читабельном виде, для принятия взвешенного финального решения. А вот какие это будут решения — на 100% зависит от каждого Собственника/Руководителя.

Помните, что из реестров/баз данных Вы сможете узнать только то, что в них внесли. Если человек что-либо совершил, а в реестре об этом ни слова, значит Вы и не узнаете. Таковы реалии. 

 

Люди делают бизнес, а надежные делают его успешным и прибыльным!