Контрольна закупка - чи потрібна?

КЕЙСИ - Готельно-ресторанний бізнес.

В рамках проєкту "Вільний СБ агент", компанія HR-Security представляє в своєму блозі практичні кейси та досвід фахівців з корпоративної безпеки.

Михайло Горшков:

В даний час багато бізнесів уникають роботи з готівковими коштами та переходять на безготівковий розрахунок. Однак є сфери, де без готівки ніяк. Отже, розглянемо кейс на тему - гонорари в конвертах.

Власники одного з розважальних комплексів звернулися до незалежного фахівця в сфері економічної безпеки з проблемою: дохідна частина розважальних програм не приносить очікуваного рівня прибутку, а іноді навіть необхідні дотації. Були ознаки, що власникам бізнесу "лізуть в кишеню", підозри в привласненні. Після представлення непрямих документів на доказ того, що "привласнення" має місце, було прийнято рішення провести "контрольну закупівлю".

На гучних вечірках. DJ, Pj, MC - це ті люди, які створюють позитивний настрій. І часто вони забезпечують позитив всім, крім того, хто за банкет платить. Особливо якщо з'являється недобросовісний співробітник в особі арт-директора, що прагне наживи на довірливих директорах.

В обов'язки арт-директора входить вся організація свята, домовленість про гонорари і райдери, отримання готівкових коштів, оренда готелів, остаточний розрахунок з артистами. Дуже часто ситуація йде на самотік - керівники бізнесів рідко контролюють процес, не поглиблюються в справи. І тоді це "золота жила" для тих, хто шукає наживи за чужий рахунок. Життя невідповідно до своїх достатків і реальні цифри щодо витрат на арт-директора з управлінського обліку стали фінальної причиною, вирішальним приводом для проведення "контрольної закупівлі".

Підписуйтесь на Telegram-канал "Детектор брехні в бізнесі"  https://t.me/hr_security  про кадрову безпеки бізнесу, практичні кейси роботи з персоналом, ризики в діях і лайфхаки роботи з людьми.

Для довідки: У кожного ТОП менеджера був відкритий перманент, на який списувалися витрати з управлінського обліку. Перманент проедставляє собою персональний іменний рахунок на менеджера для погашення робочих витрат. Наприклад, провів в ресторані, де працює сам,  час, і не платив за себе, рахунок пішов на перманент, бухгалтерія списує по управлінському обліку. Або надав проблемному клієнту пляшку вина за рахунок закладу, кошик фруктів в номер щоб залагодити нюанси. Ліміти таких витрат обговорюються при працевлаштуванні, але часто належний контроль слабшає з часом, або ніхто взагалі нічого не контролює. Завдяки перманенту можна показати власнику реальні цифри і необхідність перевірки працівника.

Так, фахівець з безпеки зайшов в бізнес під "чужим прапором" - як бухгалтерський аудит, свого роду "контрольна закупка", під виглядом замовника вечірки. Був уважно вивчений звіт про рух грошових коштів по арт частині, було складено аналітичний документ по доходах і видатках по роботі арт-директора. Надалі, за погодженням, була зімітована оренда закладу для проведення корпоративу. Агент служби безпеки в даному випадку виступив в ролі представника івент-кампанії, причому DJ, MC, PJ були запрошені ті ж, хто виступав раніше в перевірюваному закладі, телефонні переговори про суми гонорару і райдерів були записані.

Результат - по проведеним контрольним заходам було встановлено, що арт-директор привласнював рівно половину гонорару (тобто умисно завищував його вдвічі). Сумарна сума збитку за півроку склала близько 6000 доларів в еквіваленті. Звітні документи, аудіозаписи переговорів, аналітика була представлена ​​на зборах власників. Звісно, з арт-директором попрощалися, утримавши з нього двомісячну зарплату для компенсації збитків. Надалі даний напрямок пішло в плюс і дозволив розвиватися.

Висновок - періодично найманий персонал, який має відношення до підзвітних коштів, необхідно перевіряти. Причому найефективніше - із залученням сторонніх фахівців, так як людина з боку дивиться на все свіжим поглядом, вона незалежна і дасть незаангажовані висновки.

Практика показує, що ті сфери бізнесу, де розрахунок, в переважній кількості випадків, відбувається за готівку, контроль за співробітниками і, особливо, відбір благонадійних кандидатів на етапі прийому на роботу - запорука успіху всього бізнесу. Особливу увагу необхідно приділяти відбору на критично важливі посади - Арт-директор, бармени, кухарі. Це ті співробітники, які безпосередньо впливають на прибутковість, можуть як допомогти розвитку компанії, так і, навпаки, працювати "на свою кишеню".

Перевірка на поліграфі перед працевлаштуванням СТАНДАРТ допоможе не пустити до Вас в бізнес ризикового кандидата, у якого в бекграунд багатий досвід привласнення коштів роботодавців різними способами. Неважливо, як кандидати Вас знайшли - через інтернет або по рекомендації. Якщо ж кандидат Вам сподобався, але за результатами перевірки є питання, ви готові на них закрити очі, і все ж почати працювати з таким співробітником, то принаймні будете точно знати, з ким будете мати справу. "Обізнаний, значить озброєний"!

Поліграфний аудит (планові перевірки співробітників) - для вже працюючих менеджерів на критично важливих посадах - дозволить прояснити, чиняться співробітники ризикові дії чи ні, чи завдають шкоди компанії, або працюють благонадійно. Усвідомлення, що буде поліграфна перевірка, охолодить запал бажаючих поживитися за рахунок Роботодавця.

Коментар HR-SECURITY - директор Красюк Е.А.

ДЛЯ ДОВІДКИ:

Поліграф - це медико-біологічний прилад, який реєструє психо-фізіологічні реакції організму на запропоновані стимули (питання, картинки, предмети). Синхронно реєструються: параметри дихання (верхнього і черевного (діафрагмального)), електричного опору шкіри, серцево-судинної активності.

Робота по інструментальній детекції брехні базується на тому, щоб навмисно актуалізувати образи подій (явищ), що неодмінно зберігаються в пам'яті людини за рахунок утворення нейронних зв'язків. Професійний поліграфолог не допускає штучного звернення великої уваги людини, що тестується, до стимулу. В ході тестування виявляються реакції на дані з пам'яті, поліграф реєструє виникаючі при опитуванні та отриманні відповідей фізіологічні реакції. 

Щоб стати учасником проекту "Вільний агент" і поділитися своїм практичним досвідом в кадровій безпеки, зв'яжіться з нами по e-mail info@hr-security.ua