Як розпізнати і попередити крадіжку та розтрати в компанії

main image

Власникам бізнесу потрібно невпинно бути напоготові: найчастіше крадіжками займаються співробітники і фінансові консультанти, яким було надана надмірна довіра. Ця стаття розповість вам про деякі ознаки розтрат і розкрадання корпоративної власності і грошей, а також про способи захисту бізнесу від таких злочинів.

Що таке розтрати?

Розтрати - це крадіжка або використання службового становища співробітниками й іншими довіреними особами бізнесу в особистих, корисливих (матеріальних) цілях. У більшості випадків під розтратою мається на увазі крадіжку або привласнення коштів компанії співробітником. Розтрати можливі в будь-якій частині компанії, але максимального ризику піддаються підрозділи по обробці грошових потоків, готівки, платежів або кредитних карт, так звані центри прибутку і витрат. Витратами можуть займатися працівники відділів по закупкам і постачання, логістики, складських запасів, бухгалтерія та навіть канцелярськими товарами для компанії.

Шахрайство - ось куди пропадають гроші компанії

Шахрайство включає в себе і розтрати, і злодійство. Згідно зі звітом Асоціації сертифікованих експертів з боротьби з шахрайством (ACFE), «в середньому кожен бізнес в США втрачає 7% від річного доходу через шахрайства серед співробітників, причому максимальні втрати несе сектор малого бізнесу».

Як дізнатися, що співробітники крадуть і витрачають корпоративні кошти

За даними ACFE, в поведінці більшості співробітників, які коли-небудь займалися шахрайством або витратами, можна виявити характерні риси, наприклад, життя невідповідно до своїх достатків, фінансові труднощі, занадто тісні відносини з постачальниками, а також виникнення конфліктів, заперечень при спробі контролювати їх роботу. Але якщо бути насторожі і не пускати справи на самоплив, уникнути таких втрат реально.

Будьте напоготові: ці ознаки повинні вас попередити і насторожити.

Співробітник тривалий період відмовляється йти у відпустку (боїться, що якщо за його роботу візьметься інша людина, шахрайство буде розкрито)
Співробітник постійно працює понаднормово, навіть коли це не потрібно
Співробітник регулярно бере роботу додому
Занадто високі особисті витрати (нові машини, подорожі) у співробітників, чиї офіційні доходи не могли б покрити такі надмірності. Можливо, ваш працівник перепродує майно компанії або просто добре живе за ваш рахунок.
Дрібні суми швидко зникають в невідомому напрямку, без адекватних пояснень.
Занадто дружні відносини між співробітниками і постачальниками.
Офісне приладдя кудись зникає. Якщо ваші витрати на офісний інвентар постійно ростуть, ймовірно, що працівники просто забирають його додому.
Особисті відносини між співробітниками, постачальниками і клієнтами

Якщо Ви помітили такі ознаки, то це не означає 100%, що присутнє злодійство або шахрайство у Вас в компанії, але звернути увагу на такі факти необхідно ОБОВ'ЯЗКОВО і з'ясувати справжню причину, чому так.

Підписуйтесь на Telegram-канал "Детектор брехні в бізнесі" https://t.me/hr_security про кадрову безпеки бізнесу, практичні кейси роботи з персоналом, ризики в діях і лайфхаки роботи з людьми.

Керуйте підлеглими, щоб не допустити крадіжки і розтрат

Один з найкращих способів запобігання злодійства і розтрат - це управління поведінкою співробітників. Вище наведено неостаточний список моделей поведінки, які можна, і іноді навіть потрібно, припиняти. Радимо чітко позначити межі допустимого в посадових інструкціях, зокрема щодо наступного:

Відпустка для співробітників повинна бути обов'язковою. Не допускайте накопичення відпускних днів за кілька років.
Потрібно обмежити допустимі годинни перепрацювання для основних відділів, наприклад, для бухгалтерії. Штатні співробітники повинні виходити з роботи в певний час.
Не дозволяйте співробітникам брати роботу додому, всі справи тільки в офісі.
Хороші робочі відносини з постачальниками сприяють розвитку бізнесу, але контролюйте характер цих відносин. Регулярні спільні обіди ваших співробітників з постачальниками або сторонніми підрядниками неприпустимі.
Встановіть правила, які обмежать можливість особистих відносин між співробітниками (політика заборони панібратства).

Є й інші способи попередження крадіжок і розтрат

Недостатньо лише знати ознаки витоку коштів через шахрайство працівників. Потрібно вміти точно визначити характер порушень. Нижче наведемо кілька способів внутрішнього контролю (методик управління звітністю), які допоможуть розібратися в тому, що конкретно відбувається в компанії:

Залишайте невеликі суми кожен день, а в кінці місяця звіряйте. Вільна готівка без нагляду дуже спокусливо виглядає для деяких співробітників, а щомісячне підведення балансу дозволить виявити злодія на ранній стадії.
Розділіть фінансові обов'язки працівників. Наприклад, той, хто виписує рахунки, не повинен зводити баланс.
Ведіть облік дрібних сум. Багато працівників спокушалися готівкою в касі. Вимагайте, щоб вівся облік всіх операцій з невеликими сумами, а дрібні грошові витрати підтверджувалися двома підписами.
Робіть «обходи». Нехай підлеглі знають, що ви стежите за тим, як йдуть справи в компанії. Це не означає, що потрібно ритися в особистих речах підлеглих, просто спостерігайте: нестандартну поведінку або різкі зміни в звичному розкладі повинні вас насторожити. Дивно, наскільки люди готові слідувати правилам, коли знають, що за ними спостерігають.
Перевіряйте відрядження, вони мають бути підтверджені відповідними чеками і квитанціями. Наприклад, в платіжках за готель не повинно бути оплати масажу або платного телебачення.

Розкажіть підлеглим про своє ставлення до чесності

З першого дня роботи співробітники повинні знати, що від них вимагається в плані чесності. Можливо, нова людина через якийсь час забуде про те, що ви йому говорили, але підписана посадова інструкція згодом не дасть йому можливості виправдовувати свої дії забудькуватістю.

Регулярно оновлюйте посадові інструкції; включіть в них ваше бачення ситуації, якщо працівник буде обманювати.

Судіть суворо і швидко

Будь-який співробітник правоохоронних органів скаже вам, що найбільше людей утримує від правопорушення страх бути спійманим і засудженим. Але недостатньо лише зловити співробітника на крадіжці або розтраті; ви повинні бути готові залучити його до відповідальності. Потурання в дусі «йому / їй просто були потрібні гроші» покажуть цій людині і всім іншим, що у вашого бізнесу можна безкарно красти.

Запитайте у юриста

Ще до того, як щось станеться, зверніться до кваліфікованого юриста, який добре знає трудовий кодекс і часто зустрічається з проблеми з персоналом. Ознайомтеся зі своїми правами як роботодавця, яким чином слід діяти при підозрі про крадіжки і розтрати, як говорити про такі проблеми з пресою та іншими співробітниками, а також як карати винного.

Якщо ви здогадуєтеся, що співробітник краде або розтрачує ваше майно, в першу чергу зв'яжіться з юристом. Проте, найкраще, якщо у вас буде контакт з людиною, що знає специфіку поведінки при шахрайстві персоналу.

Джерело: https://www.thebalancesmb.com/detecting-and-preventing-employee-theft-and-embezzlement-397910